Privatlivspolitik for Vidar Ejendomme ApS
Denne privatlivspolitik er udarbejdet af Vidar Ejendomme ApS (”Vidar Ejendomme”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) og gælder når vi behandler dine personoplysninger som dataansvarlig, eksempelvis når du kontakter os, besøger vores hjemmeside eller indgår indgå en aftale med os. Privatlivspolitikken indeholder bl.a. oplysninger om:
- Hvem er Vidar Ejendomme?
- Hvad er personoplysninger?
- Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
- Hvad bruger vi dine personoplysninger til?
- Hvem deler vi dine personoplysninger med?
- Hvordan opbevares dine personoplysninger på en sikker måde?
- Hvad er dine rettigheder som registreret?
Privatlivspolitikken er gældende for de behandlinger, som Vidar Ejendomme foretager som dataansvarlig. I mange tilfælde vil vi fungere som databehandler på vegne af vores kunder, eksempelvis hvor vi yder administrationsløsninger til boligforeninger og udlejningsejendomme. I disse tilfælde handler vi ud fra instruksbeføjelser fra vores kunde, da vi administrerer en forpligtelse (en instruks), som er fastsat i aftalen med vores kunde.
Når vi fungerer som databehandler, behandler vi udelukkende personoplysninger efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til den databehandleraftale, der fastsætter vilkårene for behandlingsaktiviteterne. Databehandleraftalen vil altid leve op til persondataforordningens krav til databehandleraftaler, jf. forordningens artikel 28, stk. 3.
Denne privatlivspolitik finder ikke anvendelse for de behandlingsaktiviteter, som vi udfører som databehandler, idet vi henviser til den dataansvarlige for behandlingen af dine oplysninger. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til disse behandlinger.
1. Om Vidar Ejendomme
Vidar Ejendomme er et ejendomsadministrationsselskab beliggende i Aarhus. Vi blev grundlagt i 2005 med et ønske om at fortsætte og understøtte byudviklingen med udbud af gode, velholdte og bynære boliger og ejendomme fra Aarhus til Aabenraa. Vi er som selskab registreret ved følgende oplysninger:
Vidar Ejendomme ApS
CVR-nr.: 29216576
P. Hiorts-Lorenzens Vej 2A, 1
8000 Aarhus C.
Telefon: (+45) 89 37 00 00
E-mail: mail@vidarejendomme.dk
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.
2. Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator, fx et navn, et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.
3. Hvilken type personoplysninger behandler vi om dig og hvorfor?
De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med driften af vores virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er potentiel kunde, leverandør eller besøger vores hjemmeside, men generelt vil det være oplysninger relevante for driften af vores virksomhed, som du afgiver til os.
Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi vil være ude af stand til at etablere et kundeforhold, opfylde din forespørgsel eller besvare din henvendelse.
Vi indsamler og behandler normalt kun almindelige personoplysninger.
Vi vil typisk registrere følgende oplysninger (listen er ikke udtømmende):
Oplysninger vedrørende potentielle kunder, leverandører og samarbejdspartnere
Oplysninger, som du giver os, i forbindelse med en mulig etablering af et kundeforhold eller samarbejde med os, herunder navnlig kontaktoplysninger såsom jobtitel, navn, virksomhedsadresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Oplysninger vi behandler, når du besøger vores hjemmeside
Vi indsamler oplysninger om den måde, hvorpå du navigerer til og på vores hjemmeside. Vi indsamler nødvendig information om din computer, enhed og browser herunder i nogle tilfælde din IP adresse, browser type, og anden hardware og software information.
4. Brug af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger i alle tilfælde gælder for dig.
Kundeadministration og salg – Vi behandler personoplysninger til oprettelse og administration af dit kundeforhold med Vidar Ejendomme og som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register, fakturering, markedsføring, statistik mv. Vi kan desuden i forbindelse med kundeadministrationen behandle oplysninger om kontaktpersoner hos vores kunder. Oplysningerne behandles på baggrund af enten persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, med henblik på indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt eller på baggrund af en interesseafvejning efter persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Administration af leverandør- og samarbejdsforhold – Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med administration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som vi arbejder sammen med. Oplysningerne behandles på baggrund af enten persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, med henblik på indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt eller på baggrund af en interesseafvejning efter persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Drift og vedligehold af vores hjemmesider – forbedring og udnyttelse af vores hjemmeside, herunder for at understøtte den løbende evaluering og forbedring af vores hjemmeside. Oplysningerne behandles på baggrund af en interesseafvejning efter persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
Vi bestræber os på at sikre, at alle personoplysninger vi behandler er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om at orientere os om eventuelle ændringer i dine forhold (fx ændring af adresseoplysninger), således at vi kan sikre, at oplysningerne altid er korrekte og opdaterede.
5. Deling af personoplysningerne
Vi videregiver oplysninger, i det omfang det er nødvendigt til at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet.
Vi kan i visse tilfælde overlade behandlingen af dine personoplysninger til vores databehandlere. Det er f.eks. tilfældet, når vi lader en ekstern leverandør “hoste” vores data. Vores databehandlere behandler udelukkende dine personoplysninger i henhold til vores instruks, som er fastlagt i den indgåede databehandleraftale.
Vi overfører ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS.
6. Dataintegritet, datasikkerhed og sletning af oplysninger
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.
Dette indebærer, at vi som udgangspunkt opbevarer dine personoplysninger så længe du har en aftale med os. Når vores samarbejde ophører, vil vi som udgangspunkt opbevare de indsamlede personoplysninger i 3 år efter samarbejdets ophør. Vi kan i visse tilfælde opbevare oplysningerne i en længere periode, hvis vi har en berettiget interesse heri, eksempelvis hvis der verserer en retssag.
De oplysninger vi indsamler gennem vores hjemmeside ved brug af cookies vil blive slettet løbende og efter højest to år.
Vi har struktureret vores forretningsgange og interne regler på en måde, som i videst muligt omfang værne om dine personoplysninger og sikrer, at vi kan behandle dine personoplysninger under passende tekniske- og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
7. Dine rettigheder
Ifølge persondataforordningen har du en række rettigheder, som du kan gøre gældende over for os. Du skal være opmærksom på, at vi ikke altid vil være forpligtet til at opfylde disse rettigheder helt eller delvist. Eksempelvis har du ikke ret til at få slettet oplysninger om dig, som vi opbevarer, hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare disse oplysninger.
- Indsigt: Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi er i besiddelse af, samt bl.a. få oplyst hvad personoplysninger bruges til og hvem de videregives til.
- Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring.
- Berigtigelse: Du kan anmode om berigtigelse af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv.
- Begrænsning og sletning: Du kan anmode om at få oplysninger om dig selv begrænset eller slettet, hvis betingelserne for dette er opfyldt.
- Dataportabilitet: Du kan gøre din ret til dataportabilitet gældende for oplysninger du selv har afgivet til os, såfremt behandlingen baserer sig på samtykke eller kontrakt, og dette i øvrigt er teknisk muligt.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på mail@vidarejendomme.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Klage over vores behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Tlf. 33 19 32 00